opbevaring – sjov, ikke? Men: Det kan virkelig hjælpe dig med at dække din røv på arbejde, når du har brug for det. Så hvordan organiserer du, arkiverer og ellers holder du styr på dine møde noter, e -mails og telefonopkald? Dagens gæstepost bringer dig nogle ekstraordinære anbefalinger Everton FC Trøje fra Belle of Capitol Hill Style – CHS på CYA, så at sige. Tak til Belle for at have videregivet disse ideer (og velkommen tilbage til bloggen)!
Arbejde i politik lærte mig en række nyttige lektioner, hvoraf det mest afgørende var, hvordan man kunne føre ekstraordinære poster. Jeg gemmer e -mails, breve, memoer og mødnotater, fordi du aldrig ved, hvornår du har brug for et papirspor. Så da Kat bad mig om at skrive et indlæg, der detaljerede, hvordan man dækker din røv på arbejdet, var jeg glad for at forpligte mig.
Lad os starte med grundlaget for CYA og føre gode poster:
Mødemeddelelser Jeg har over 30 små, spiralbundne notebooks, der spænder over hele min karriere. På ydersiden er de mærket til job og dato, f.eks. “Kongres. Maj ’07- oktober ’07. ” På indersiden finder du mine mødenotater for hver aftale mærket med navnene på alle deltagere, deres tilknytning og detaljerne i vores samtale.
Disse noter er en oversigt over, hvad der blev sagt, hvad der blev lovet, og hvad resultatet af mødet var. At holde nøjagtige noter vil hjælpe med at rydde op for fejlkommunikation og hjælpe dig med at friske din hukommelse inden dit næste møde med de samme mennesker, uanset hvor meget tid der er gået i mellemtiden.
E -mails i vores digitale tidsalder, at have en organiseret indbakke er afgørende for din succes som professionel. For det første ønsker du ikke at miste noget, som du muligvis har brug for senere eller placere en afgørende korrespondance. For det andet ved du aldrig, hvornår din forpligtelse til at føre gode poster vil Kashima Antlers Trøje redde dit skjul.
Under en genvalgskampagne kom guvernøren i min stat i stærk modstand mod en regning, som min chef støttede. Forestil dig guvernørens overraskelse, da en af mine kolleger rakte ind i hendes indbakke og trak et fire år gammelt brev, underskrevet af ham, og udtrykte sin ufejlbart støtte til en tidligere version af lovforslaget, han nu modsatte sig. E -mailen tog os af de defensive og satte ham på den.
Så hvordan skal du organisere dine e -mails? Der er ingen måde at samle din indbakke på, men jeg kan godt lide at organisere min efter år (2014), derefter ved udgave (veteranernes anliggender), derefter efter gruppe (National Guard). Hvis jeg laver afgørende arbejde på et regning eller et problem, får det sin egen mappe. Jeg kan også godt lide at farvekode afgørende e-mails i blåt, e-mails med afgørende vedhæftede filer i grønt, og e-mails, der er omstridte eller fra nogen, der er imod vores position i rødt.
Telefonopkald
I modsætning til e -mails har telefonopkald en grumset papirspor. Dette kan være en god ting eller en dårlig ting. Så jeg holder et åbent orddok på min computer med titlen “Vigtige opkald.” Ligesom mine mødebemærkninger beskriver det, hvem jeg talte med, da vi talte, hvad vi diskuterede, og hvad vi besluttede. Det er nyttigt at have, når din chef beder om en nøjagtig gennemgang af din samtale.
Undgå en papirspor
Det er kritisk at holde gode poster. Det kan hjælpe dig med at løse tvister, friske din hukommelse om tidligere diskussioner og holde din opgaveliste på sporet. Men hvad med de tidspunkter, hvor du ikke vil have et papirspor?
Det er nødvendigt Klik på knappen Fremad.
Grundlæggende, hvis du er ængstelig over, at det, du skal skrive, kunne bruges mod dig, ende i de forkerte hænder eller skade det projekt, du arbejder på, gør. ikke. sætte. det. skriftligt. Brug din bedste dom, og når du er i tvivl, skal du vælge at ringe i stedet for type.
Telefonopkald vs. e -mails
Men hvad nu hvis du vil have en samtale på posten og den person, du taler med, kalder dig i telefonen? Lad os sige, at du prøver at låse støtte til et afgørende stykke lovgivning fra en medarbejder, hvis chef er mindre end pålidelig. Medarbejderen er glad for at fortælle dig i telefonen, at hans chef er om bord, men du har brug for noget meget mere konkret. Du har brug for papirsporet. Indtast opfølgende e-mail:
”Kære John, mange tak for at have taget dig tid til at ringe til mig om Rep. Smiths støtte til H.R 529. Min chef vil PSV Eindhoven Trøje være så glad for at vide, at Rep. Smith er om bord. Hans Yay -afstemning vil være et så stærkt show af hans engagement i dette spørgsmål. Tak igen for alt dit hårde arbejde om denne sag, oprigtigt, Belle. ”
Selvfølgelig kan han hævde, at han aldrig sagde det. Han kan benægte, at han nogensinde lovede dig noget, men du har en dato og tidsstemplet rekord for din side af historien.
Brug telefonopkald og opfølgende e-mails med forsigtighed. At tage til telefonerne kan ofte få en uskadelig samtale til at virke skjultnull